政策及程序

允许度的概念, allocability, 成本的合理性和成本的合理性是针对特定赞助研究奖收取的成本的合法性，由管理和预算办公室(OMB)定义和确定。, 保证人的要求, 和/或大学政策.

和首席研究员一起, 研究行政服务和拨款及合约会计确保收取给资助研究的费用是合理的, 允许的, 并根据联邦成本原则进行分配, 保荐机构的指导方针, 和/或大学指导方针. 

Allowability

定义补助金活动和有关费用的合法和允许的津贴.

获资助的研究资助项目的费用必须符合以下准予标准:

• 费用必须符合所收取的补助金的项目或研究要求
• 必须通过适用适用于具体情况的公认会计原则，对成本进行一致的处理
• 费用必须符合赞助协议或联邦成本原则(OMB统一指导§200)中规定的任何限制或排除.403)

例子一位首席研究员没有为任何设备故障做预算, 但是他们现有的激光器坏了，所以拨款项目被搁置，直到它被修复. 积极的拨款有一个材料和供应预算，似乎可以支持激光器更换部件的成本. 允许度将由赞助商定义的预算条款和条件(或机构规定)决定。, 以及更换部件是否属于已定义的材料和用品类别.

Allocability

定义奖助金费用以公平的方式分配，以配合计划的直接参与.

可分配性确保费用仅用于支持或推进特定赞助研究奖的工作. 这也意味着分配成本的过程, 或者是一组成本, 一个或多个成本目标，与所提供的利益或其他公平关系按合理和现实的比例.

例子一项研究经费需要特定的化学物质进行试验. 这些化学品将只用于这个特定的项目, 所以费用100%分配给补助金. 相反, 如果这些化学品用于多个赠款项目，则需要将费用分配给所有受益的奖项, 以相称的方式适当反映真实的使用和分配. 

合理性

定义:以公平和明智的方法，作出合理的判断，审批拨款财务活动.

成本必须经得起公众监督，经得起内部和外部对联邦成本原则的审查.  另外, 应采用首选供应商和合理的商品和服务定价，以防止在赠款上不必要的支出.

例子首席研究员(PI)需要出国旅行，以便在国际会议上展示他们的研究成果. 在选择航班时，PI看到两个起飞和到达时间相似的航班. 其中一个航班比另一个航班短一个小时，但费用增加750美元，将略高于现有的旅行预算. 合理的预期是尽可能节约成本和谨慎支出.

2 CFR Part 200，子Part e -成本统一指导原则

伊利诺伊理工学院在赞助研究领域获得大量资金, 教育, 公共服务和其他资助机构. 大学确保所有现金付款及时有效地开出和收取，从而提高现金可用性.

该政策的目的是向主要研究人员和其他负责管理赞助项目的人员提供指导，以确保遵守有关预算修订的要求, 赞助商条款和条件, 以及适用的成本原则.

该政策的目的是为主要研究人员和其他人员提供指导
负责对赞助项目的工资和非工资成本转移要求进行管理，以确保符合规定, 赞助商条款和条件, 以及适用的成本原则.

资助项目资金不得出现赤字.
由于超支而造成的赤字，将需要在拨款结束前设立部门/个人项目基金来抵消赤字. 如在赤字通知后90天内未提供抵消基金, 赠款和合同会计(GCA)将自动从部门账户中扣除赤字费用.
不终止的奖励, 但都是赤字，要到本财政年度末才能解决, 以较早的为准.
固定价格奖励的盈余也将保留到赤字解决为止. 例外情况:如果遵循了奖励的指导方针，并且即将获得新的资金，则多年期奖励可能会结转.

成本分摊是指由大学承担的赞助协议的总项目成本(直接或间接)的一部分, 而不是由赞助商. 下面将介绍三种费用分摊方式.

成本分担的类型

强制性费用分摊

强制性成本分担是指大学对赞助项目的贡献, 哪些是项目条款所要求的. 它必须包括在内，否则提案将不会得到赞助商的考虑.

自愿分摊费用

自愿成本分担是指威尼斯人平台在赞助项目提案中提供的资源，如果没有特定的赞助商要求.

自愿承诺的费用分摊被定义为在赞助协议中承诺和预算的资源.

自愿未承诺的费用分摊被定义为大学教师在承诺和预算之外的努力，但不计入赞助协议. 自愿的未承诺费用分摊不应记为有组织的研究.

在收到提议分担费用的裁决书时，在强制性和自愿分担费用方面, 费用分摊成为一项有约束力的承诺，大学必须提供，作为赞助项目绩效的一部分. 未能正确记录费用分摊可能导致审计发现，从而可能导致审计不允许，必须退还给适当的发起人.

资金，尤指从非营利实体获得的资金.e., 基金会, 企业基金会, 私人组织, 或公司)有时很难归类为礼物或赠款.

在审查期间应考虑以下指标. The presence of any single factor does not represent the condition of a gift or 格兰特; rather, 所有的因素都应该综合考虑.

礼物

• 无条件自愿转到这所大学
• 这所大学在使用这笔资金方面有完全的自由裁量权, 或者用于对特定区域或目的的一般支持
• 除了指定用途外，赠与人不对裁决施加合同要求
• 随后向捐助者报告资金使用情况并不是收到资金的条件
• 没有“交换条件”

补助金(资助研究)

• 赠与人/赠与人的特征-如果转让附有赠与人/赠与人将该交易描述为“赠与”或“合同”的语言,“这是捐助者/授予人期望从转让中获得回报的证据. 因此，这是赞助研究的证据
• 奖励/转学使大学受到一系列条款和条件的约束
• 该奖励旨在满足授予人的特定要求
• 转让是通过包括可交付成果的书面提案征求的
• 大学必须遵守批准的项目预算
• 偏离最初批准的预算必须由授予人批准
• 产品返回给授予者, 或者授予人对转让产生的任何产品保持任何程度的独家使用, 即使排他性是暂时的，不是永久的
• 未动用的资金必须退还给授予人
• 有关于授予人或代表授予人进行审计的规定
• 转账要求接收方提交详细的财务报告, 哪些可能需要定期或完成后
• 转让使研究者有义务报告项目成果或转让项目产生的有形或无形财产的权利. 有形财产的例子包括, 但不受限制, 设备, 记录, 技术报告, 论文, 或论文. 无形财产包括数据、版权或发明的权利
• 该协议寻求赔偿或施加其他需要法律责任的条款
• 该协议将研究者约束在一条学术或科学研究路线上，该路线遵循一项计划，该计划提供了系统的评估或寻求达到既定的绩效目标
• 授予人对转移所支持的研究数据的发表加以限制, 即使这种限制是暂时的、短暂的
• 对物质/产品/工艺等进行研究. 授予人拥有或控制的财产
• 赠与人/受赠人保留撤销赠与的权利

下列准则可能有助于确定适当的基金分类.

策略的目的是为所有请求定义流程, 创建, 批准拨款相关费用交易. 这一政策也明确了规定, 限制, 以及联邦拨款所需的文件, 哪一项一直适用于大学的所有资助费用. 大学有几种购买方法，在本政策中有进一步的定义.

该政策的目的是向主要研究人员(“pi”)和其他负责资助项目管理的人员提供有关角色的内部程序的指导, 责任, 控制, 批准赠款和合同会计, 以及研究行政服务.

联邦示范伙伴关系 事先批准矩阵 是管理联邦奖励的快速参考指南吗. 注意:特定奖励的条款和条件优先. 如果您需要帮助，请联系 osrp@evfaas.com.

Re-Budgeting

首席研究员或项目主管负责制定项目的运营预算，并在项目期间将其维持在赞助商设定的范围内. 项目资金重新编制预算的限制, 以及这些资金重新编制预算时应满足的要求, 因赞助商而异. 可能需要重新编制预算的一般原因包括:

• 关键人员(包括首席研究员)的工作量变化/月数
• 需要或增加设备
• 总体工作范围的变化
• 分包合同变更
• 需要额外的资金
• 顾问(如预算中未指明)

免费的扩展

当一个项目达到奖励的结束日期，并且确定该项目需要更多的时间来完成提案中提到的所有具体目标时，就需要免费延期. 这需要在奖项结束前至少两到三个月确定.

如果需要重新预算或免费延期申请，请联系 赞助研究和项目办公室 启动这个过程.

国会历来在《威尼斯人官网平台》中通过了一项法定限制，将支付给个人的最高薪酬限制在联邦行政人员薪酬等级的行政一级. 这个“薪金率上限”限制了直接应记入补助金的薪金率, 合作协议, 以及由美国国立卫生研究院(NIH)颁发的合同, 药物滥用和精神健康服务管理局(SAMHSA), 以及医疗保健研究和质量局(AHRQ). 有关目前NIH工资上限摘要(1990财年至今)，请参阅以下链接: http://grants.国家卫生Research院.gov/grants/policy/salcap_summary.htm.

超过工资上限的部分在NIH是不允许的, 国家科学基金会, 以及其他联邦奖励. 当雇员的工资率超过工资率上限, 雇员在全薪时的收入与该百分比上限所允许的最高金额之间的差额不得计入另一项联邦奖励. 只有在私人赞助商明确允许的情况下，差额才可以记入私人赞助的奖项.

超出薪金上限的薪金

超过NIH工资上限的工资金额被视为自愿承诺的费用分摊. 相关的附带福利和间接费用也被认为是费用分摊.

赞助的研究旅行将遵守威尼斯人平台的旅行政策，除非在奖励文件或赞助商政策中注明更严格的指导方针. 重要的是，如果旅行是用采购卡购买的，并且不是由大学通过提交旅行费用报销来报销的，那么主要研究人员保存补助金旅行的文件. 

飞美国法

接受联邦资助的首席研究人员必须遵守《威尼斯人平台》.  《威尼斯人平台》的一个关键要素是要求飞往国外时使用美国航空公司. 但也有一些例外情况，所以建议在计划出国旅行之前先查看一下《威尼斯人平台》(飞美国法).

使用美国国旗航空公司

I.   定义

• 《威尼斯人平台》. 
  • 1974年《威尼斯人官网平台》第5节制定的规定. L. 93 - 624年1月. 3, 1975), 49 U.S.C. 应用程序. 第1517条，经1979年国际航空运输竞争法第21条修正. L. 96 - 192年2月. 15, 1980). 94年统计. 43.
• U.S. 旗帜航空公司.
  • 持有1958年联邦航空法(49 U.S.C. 应用程序. 1371). 在许可下运营的外国航空公司不包括在内.
• 美国.
  • 为了美国飞行法案的目的, “美国”是指50个州, 哥伦比亚特区, 以及美国的领土和属地.S.C. 应用程序. 1301(38)).
• 美国盖特威机场.
  • 旅客航班在美国最后离开的机场, 或者旅客的航班到达美国的第一个机场.
• 国外门户机场
  • 旅客在前往美国途中最后登机的国外机场，或旅客在从美国出发时第一次登机的机场.

II.   飞行美国法的一般要求

《威尼斯人平台》，美国49年.S.C. 应用程序. 1517, 按照总审计长的指导方针执行, 决定b - 138942, 3月31日, 1981, 要求联邦雇员及其家属, 咨询顾问, 承包商, 盼, 和其他表演美国政府资助的外国航空旅行.S. 载旗航空公司: 

• 除非搭乘外国航空承运人是本节(b)(3)段所定义的必要事项, or
• 当你.S. 在本节第(b)(4)(5)段的指引范围内，可提供载旗航空公司服务.

3. 使用外国航空承运人服务的必要性

在下列情况下，可以认为有必要使用外国航空承运人服务.S. 其他可用的旗帜航空公司不能提供所需的航空运输，或使用美国航空公司的航空运输工具.S. 国旗航空公司的服务将无法完成该机构的使命.

IV. U的可用性.S. 载旗航空公司服务

1. 一般. U.S. 在下列情况下，仍可提供载旗航空服务: 
   1. 外国航空承运人能够以较低的价格提供类似或者不同种类的服务的;
   2. Foreign air carrier service is preferred by or is more convenient for the agency or traveler; or,
   3. 外国航空承运人提供的服务可以用额外的外币支付，除非美国.S. 旗帜航空公司拒绝接受只从这些货币中支付运输费用的多余外币. (另见本节第(b)(5)(iv)段.)
2. 调度原则. 在确定美国的可用性方面.S. 载旗航空公司服务, 应遵循下列安排原则，除非他们的申请导致往返美国的最后或第一段旅行由外国航空公司执行: 
   1. U.S. 在出发地可用的载旗航空公司服务应用于目的地或, 在没有直接或间接服务的情况下, 到达通常行驶路线上最远的交汇点;
   2. 如果起点或交汇点没有由U.S. 载旗航空公司, 外国航空承运人的服务只能使用到与美国航空公司经常往来的航线上最近的转乘点.S. flag carrier service; or,
   3. 在哪里?.S. 载旗航空公司非自愿地通过外国航空公司为旅客改道, 尽管有可供选择的美国航空运输公司，也可以使用该外国航空承运人.S. 载旗航空公司服务.
       

V.   确定不可用性的指南.S. 载旗航空公司服务

1. 往返美国:美国航空公司提供的客运服务.S. 当旅行是在美国的门户机场和国外的门户机场之间，并且国外的门户机场是: 
   1. 旅客的出发地或目的地机场，以及使用U.S. 载旗航空公司的服务将延长处于旅行状态的时间, 包括始发延误和加速到达目的地, 比乘坐外国航空公司旅行至少多24小时.
2. 美国境外两点之间的旅行:适用于美国境外两点之间的旅行, U.S. 在下列情况下，载旗航空公司的服务将不被视为合理提供: 
   1. 如果乘坐外国航空公司旅行，将消除两次或两次以上的航线变更;
   2. 在国外的两个点中，哪个是往返美国的门户机场, 如果使用美国.S. 载旗航空公司将比外国航空公司延长至少6小时的旅行时间, 包括提早到达海外目的地或延迟离开海外出发地, as well as the gateway airport or other interchange point abroad; or,
   3. 如果旅行不属于往返美国的行程，如果使用美国护照.S. 载旗航空公司将比外国航空公司延长至少6小时的旅行时间，包括出发地延误, 途中延误，加速到达目的地.
3. 短距离旅行:对于所有短距离旅行，无论出发地和目的地如何，美国航空公司都可以使用.S. 如果外国航空公司的定期航班从出发地到目的地机场的飞行时间不超过3小时，而美国航空公司的航班则不被视为可用.S. 旗舰航空公司需要两倍的旅行时间.
4. 仅使用多余外币的旅行财务:美国.S. 国旗航空公司拒绝接受政府某些方案或活动所需的运输服务的外币付款，从而使自己无法提供服务, 根据立法授权, 全部由多余的外币提供资金，这些外币不能兑换成美元.S. 美元. 在这些情况下, 尽管有本条第(b)(4)(I)(C)段的规定, 在完成特定计划或活动的任务所必需的范围内，可以使用将接受所要求的外币的外国旗帜航空承运人. 本节第(c)(3)段所要求的理由陈述必须表明，所需的运输服务只能用超额的外币支付，并且可以用其他方式支付.S. 旗舰航空公司拒绝接受外币付款.

使用外国载旗航空公司

1. 授权或批准:在外国航空承运人上的商业外国航空运输支出将被禁止，除非在适当的凭证上附有证明或备忘录，充分说明为什么美国航空公司提供服务.S. 没有国旗航空承运人，或者为什么必须使用外国航空承运人. 只有在美国政府批准的情况下，方可授权或批准使用外国载旗航空公司.S. 根据本节第(b)段的指引，不提供载旗航空公司服务, 或者根据本节第(c)(2)段所述的适当双边或多边协议的互惠条款使用外国航空承运人.
2. 航空运输协议:本节(b)段指南中的任何内容均不排除使用根据美国与外国政府之间的航空运输协议提供运输的外国航空承运人，也不应受到任何处罚, 其条款符合第49页所载的国际航空目标.S.C. 应用程序. 1502(b)并提供互惠的权利和利益.
3. 证明声明:旅客或旅行社必须在旅行凭证上填写或附在证明在国外旅行的任何部分使用外国航空公司的声明, 运输的要求, 或任何其他付款单据. 每一项涉及使用外国载旗航空公司的航线或时刻表变更请求，都必须附有使用外国载旗航空公司的理由说明. 以下是准备辩护声明的指南:
4. 员工对不允许支出的责任:当旅行是通过间接路线或旅行者没有使用可用的美国.S. 载旗航空公司服务, 拒收旅客的金额是根据美国海关的税收损失来决定的.S. 根据以下公式确定的旗帜航空承运人，并在第56条中作了更充分的解释. 创. 209 (1977):
   
   (x)政府支付的票价减去(-)经认证的承运人航段里程总和, 所有航段里程的总和, (x)通过支付车费

代码共享

9月25日, 1991, 美国总审计长发布了一项关于美国航空公司航班代码共享的决定.S. 以及使用外国载旗承运人设备的外国载旗承运人. 这是在Comp中宣布的. 创. 文件b - 240956. 决定如下:

在这个问题上，美国国务院提出的问题是，美国政府是否应该采取行动.S. 载旗航空公司根据与外国航空公司的“代码共享”安排在外国航空公司的飞机上提供国际航空运输客运服务的安排符合《威尼斯人平台》的要求, 49 U.S.C. 应用程序. 1517 (1988). 由于这类服务似乎通常被认为是由美国司法机构提供的服务.S. 国际航空运输中的航空承运人而非由外国航空承运人承运, 这项服务也应被视为美国航空公司提供的交通工具.S. 根据《威尼斯人平台》规定的航空承运人.

10月1日, 1994, 美国国立卫生研究院(NIH)实施了精简的非竞争性奖励程序(SNAP). SNAP中包含的赠款机制是根据OMB通告A-110的扩展权限规定进行管理的, 哪一种方式免除与成本相关的事先批准. PHS保留的先前批准权限将在SNAP下继续有效.

SNAP的阶段如下:

• 第一阶段- - - - - -简化非竞争申请程序的要求(1995年)
• 第二阶段- - - - - -授予奖助金通知书已更改为只反映直接及间接成本, 间接费用现已包括在未来一年的建议供资水平(1996年)内。
• 第三阶段- - - - - -财务状况报告(FSR)是在竞争段结束时需要的, 而不是每年一次. NIH将在竞争期结束后90天内要求fsr

提前资格

NIH资助接受者(包括那些参与联邦示范项目的人)预计将遵循精简的非竞争程序，其机制通常涵盖在扩大的权力范围内, 计划项目资助(P01s)和杰出研究者资助(R35s)除外. 正如发表在NIH指南赠款和合同，卷. 23, No. 45, 12月23日, 1994, NIH通常对计划项目拨款(P01s)申请扩展权限。, 少数民族高中生研究学徒计划(s03), 科研生涯奖(k系列), 及所有研究计划拨款(r系列), 除了第一阶段小企业创新研究(R43)和小企业技术转移(R41)奖项.

任何被排除在扩大权限之外的裁决通常都被排除在SNAP之外，除非SNAP明确规定为裁决的条款和条件.

本政策适用于伊利诺伊理工学院赞助的任何研究奖项下颁发的所有子奖项, 它还力求确保次级受奖人遵守奖项赞助者所规定的管理要求。. 作为接受赞助商奖项的条件, 大学有义务作为奖项的主要接受者, 以确保赞助研究-
相关活动符合联邦法规, 具体奖励文件中概述的州和地方法规或其他赠款条款和条件.

这一政策 包括从赞助项目账户支付的夏季工资，如联邦资助的研究. 对于个人收取夏季工资的赞助项目帐户, 根据该奖项的条款和条件，该人员必须在该夏季期间实际投入研究工作. 个人可能不会把一个月的努力转移到另一个月. 此外，在支付给赞助项目帐户的时间内，不得休假.

一步一步的指导使用时间和工作报告系统

被认为“不允许”的成本必须被确定，并且可能不被预算, 带电, 或在任何赞助的研究奖项(见OMB A-21, Part J). 根据筹资机制，这些不允许的费用也有例外.e.(项目资助或中心奖励P41等)以及奖励的条款和条件. 请查看通知，以检查所有允许的成本及其例外情况.

• 广告和公共关系费用
• 咨询委员会
• 文书/行政人员薪金(包括文秘)
• 电信
• 酒精饮料
• 校友活动
• 坏账
• 毕业典礼和毕业典礼费用
• 应急规定
• 刑事和民事诉讼、索赔、上诉和专利侵权的辩护和起诉
• 捐赠及捐款
• 娱乐费用
• 罚款及罚则
• 筹资和投资成本
• 供个人使用的商品或服务
• 住房及个人生活费
• 游说
• 其他赞助协议或合同的损失
• 签约成本
• 销售和市场营销
• 学生活动费用